ویژگی های نرم افزار حسابداری بین فروشنده ها و متناسب با کسب و کارها متفاوت است.
تمام نرم افزارهای حسابداری دارای ویژگی های اساسی هستند. با این حال، پیچیدگی این ماژول ها می تواند به نسبت کار فروشنده ها متفاوت باشد. بعضی از سیستم ها فقط اصول اولیه را ارائه می دهند و برخی دیگر ویژگی هایی را ارائه می دهند که دقیق تر هستند و به شما امکان کنترل بیشتر برای رسیدگی به کارهایتان را می دهد.
هر نرم افزار حسابداری باید قادر به ثبت اطلاعات و پردازش صورتحساب باشد. همه سیستم ها به شما اجازه می دهند تا فاکتورها را چاپ کنید. سیستم شما باید قادر به ثبت اطلاعات پایه مشتری مانند نام، آدرس، شماره حساب باشد.
با نرم افزار حسابداری قادر به پیگیری تمامی امور مربوط به سفارشات خرید و فروش خود هستید.
هر نرم افزار حسابداری بر اساس کیفیت و کمیت گزارش هایی که ارائه میدهد، به طور گسترده ای متفاوت است. برخی از سیستمها طیف گسترده ای از گزینه های گزارش را ارائه می دهند و برخی نرم افزارهای حسابداری فقط گزارش های اساسی را ارائه می دهند.
نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم علاوه بر ارائه گزارشات متنوع، امکان طراحی گزارش های مورد نیاز کاربران را فراهم می کند، در واقع به شما امکان می دهد تا هر گونه گزارش انتخابی خود را ایجاد کنند.
در بعضی موارد گزارش هایی که از لیست های طولانی اعداد تشکیل شده اند می توانند برای تفسیر دشوار باشند، بنابراین داشتن توانایی ترجمه این داده ها به شکل تصویری، مانند نمودارهای پایه، نمودارهای نوار و سایر نمودارها، می تواند به شما کمک کند.
گزارش هایی که نرم افزار حسابداری در اختیار شما قرار میدهد برای کمک به شما در شناسایی روند کسب و کارتان موثر است در واقع برنامه حسابداری می تواند داده ها را تفسیر، تجزیه و تحلیل کند و به شما کمک می کند تصمیم گیری های مالی کسب و کارتان را بر اساس حقایق داشته باشید.
امروزه نرم افزار حسابداری می تواند فرایندهای فراتر از حوزه مدیریت مالی را اداره کند و یک پلت فرم واحد برای کنترل تقریبا تمام جنبه های کسب و کار شما را فراهم می کند. کسانی که دارای کسب و کارهایی هستند که اغلب کالا را از طریق پیک ارسال می کنند، نرم افزار حسابداری می تواند فرآیندهای حمل و نقل را نیز اداره کند.
آیا حقوق و دستمزد کارکنان با توجه به ساعت هایی که کار می کنند پرداخت می شود؟ برای حل این مشکل استفاده از یک سیستم که بتواند با دقت میزان حقوق و دستمزد کارکنان را محاسبه کند، ضروری است. مشکلات نداشتن نرم افزار حقوق دستمزد زمانی بوجود می آید که شما تعداد بسیاری از کارگران را داشته باشید که به صورت تمام وقت و نیمه وقت کار می کنند که حقوق آنها ممکن است به صورت ماهیانه، هفتگی یا هر دو هفته پرداخت شوند. بنابراین در هرکسب و کاری علاوه بر استفاده از نرم افزار حسابداری، استفاده از نرم افزار حقوق دستمزد نیز ضروری است.
نرم افزار حسابداری حسابگر (Cyber Account) این امکان را به شما میدهد که نحوه صدور سندهای اتوماتیک مربوط به فاکتورها را خودتان مشخص کنید. به این معنا که تعیین کنید که هنگام صدور سند برای فاکتورها چه حسابهایی بدهکار و بستانکار شوند. این قسمت را با یک مثال بررسی میکنیم، به عنوان مثال شما در فاکتورها نماینده فروش دارید و میخواهید همزمان با صدور فاکتور در نرم افزار حسابداری، حساب نماینده فروش هم به اندازه مبلغ کمیسیون نماینده بستانکار شود. در این صورت باید برای فاکتورهای فروش، عطف تعریف کنید.
از منوی اطلاعات پایه نرم افزار حسابداری > تعریف عطفهای صدور سند را کلیک کنید. پنجره زیر باز میشود.
دکمه جدید را انتخاب کنید.
شرح عطف مورد نظر خود را وارد کنید که برای این مثال عطف نماینده فروش بنویسید.
در ردیف اول در خانه مربوط به نوع حساب کلید Space را بزنید و از لیست باز شده گزینه «مشتری» را انتخاب کنید.
در قسمت بد/بس، «بد» را انتخاب کنید.
در قسمت «نوع مبلغ» از لیست باز شده در نرم افزار حسابداری «مبلغ کل فاکتور» را انتخاب کنید.
به سطر بعدی بروید.
در قسمت ش حساب، حساب اقلام موجودی را انتخاب کنید. در این پنجره از نرم افزار حسابداری به طور پیشفرض جستجو بر اساس کد حساب انجام میشود که با ترکیب کلیدهای Ctrl+q لیست موجود بر اساس نام مرتب میشود.
در قسمت «بد/بس»، «بس» را انتخاب کنید و در قسمت نوع مبلغ جمع میانگین هر ردیف از فاکتور را انتخاب نمایید.
به ردیف بعدی بروید. در این ردیف در قسمت ش حساب، حساب «سود و زیان حاصل از فروش» را انتخاب کنید و در قسمت بد/بس، «بس» را انتخاب کنید. در قسمت «نوع مبلغ» سود و زیان کل فاکتور را انتخاب کنید.
در ردیف بعدی در قسمت «نوع حساب»، نماینده 1 فاکتور را انتخاب کنید و در قسمت بد/بس، «بس» را انتخاب کنید. در قسمت نوع مبلغ، مبلغ کل نماینده 1 را انتخاب کنید.
در ردیف بعدی در قسمت ش حساب، حساب مربوط به «هزینه پورسانت نماینده فروش» را انتخاب نموده و در قسمت بد/بس، «بد» را انتخاب کنید و نوع مبلغ را مبلغ کل نماینده 1 انتخاب کنید.
اگر برای فاکتور هزینه دارید، در ردیف بعدی در قسمت نوع حساب، حساب هزینه 1 را انتخاب نموده و در قسمت بد/بس، «بد» را انتخاب کنید و در قسمت نوع مبلغ، مبلغ هزینه 1 را انتخاب کنید.
همین کار را برای هزینه 2 و 3 و... فاکتور انجام دهید.
اگر در فاکتور تخفیف دارید، در نرم افزار حسابداری در قسمت ش حساب، حساب «برگشت از فروش و تخفیفات» را انتخاب کنید و در قسمت بد/بس، «بد» را انتخاب کنید و نوع مبلغ را «جمع تخفیفها» انتخاب کنید.
دکمه ذخیره را کلیک کنید.
از منوی اطلاعات پایه > تعریف پیشفرضها > عطفهای صدور سند در جعبه متن روبروی پیشفرض عطف فاکتور فروش، عطفی را که در مراحل فوق تعریف کردهاید انتخاب کنید.
برای ردیفهای عطف در نرم افزار حسابداری میتوانید فیلترهای خاصی (مانند انبار، کالا، مشتری و ...) انتخاب نمایید.
دفتر سررسید و سازماندهی اقدامات، برای هشدار وضعیت چکها و اقدامات از پیش تنظیمشده در نرم افزار حسابداری به کار میرود.
از منوی اطلاعات پایه > دفتر سررسید و سازماندهی اقدامات را انتخاب نمایید یا از ترکیب کلیدهای Ctrl+T در نرم افزار حسابداری استفاده کنید.
دکمه تنظیمات را کلیک کنید.
در پنجره بازشده برگه دفتر سررسید را کلیک کنید.
در این پنجره نرم افزار حسابداری میتوانید تعداد روزهای هشدار قبل از تاریخ سررسید چک را معین نمایید.
در این قسمت میتوانید تنظیم کنید که چند روز قبل برای چکها هشدار داده شود.
به همین ترتیب میتوانید سایر اقدامات خود را از قبیل جلسه، تماس تلفنی و ... تنظیم کنید.
از پنجره تعریف پارامترهای دفتر سررسید/سازماندهی اقدامات، روی برگه سازماندهی اقدامات کلیک کنید.
در ستون نام اقدام، نام اقدام مورد نظر خود را در نرم افزار حسابداری وارد کنید.
در ستون تعداد روز، تعیین میکنید که چند روز قبل برای این اقدام هشدار داده شود.
دکمه تایید را کلیک کنید.
از پنجره سازماندهی اقدامات، دکمه «برای انجام» را کلیک کنید.
از نوار ابزار بالای فرم، دکمه جدید را کلیک کنید.
از قسمت نوع اقدام، نوع اقدامی را که در قسمت قبل معرفی کردهاید، انتخاب کنید.
تاریخ اقدام و تاریخ سررسید را مشخص کنید.
در قسمت شرح اقدام نرم افزار حسابداری، اقدام مورد نظر را بنویسید. هنگامی که اقدام مورد نظر را انجام دادید، از قسمت اقدامات جاری در سازماندهی اقدامات، اقدام مورد نظر را انتخاب کرده و آیتم مربوط به اقدام انجامشده را تیک بزنید.
برای این که هشدارها در ابتدای ورود به برنامه نمایش داده شوند، از قسمت شرایط محیطی > پارامترهای هشدار > پارامتر فرم سازماندهی اقدامات در ابتدای کار با برنامه نمایش داده شود را تیک بزنید.
https://www.shygunsys.net/wp-content/uploads/2015/06/cAm-300x273.png
تعریف نوار ابزار در نرم افزار حسابداری (Toolbar)
برای راحتی و سرعت بیشتر استفاده از نرم افزار حسابداری ، شما میتوانید یک نوار ابزار تعریف کنید و عملیات پرکاربرد خود را در این نوار ابزار قرار دهید. برای این کار از منوی شرایط محیطی > تعریف نوار ابزار را کلیک کنید. در قسمت «گروهها» باید یک گروه برای گزارشها مشخص کنید. برای ایجاد یک گروه جدید در گروهها باید ابتدا نام گروه را وارد نموده و سپس با کلیدهای جهتنما یک ردیف پایین روید تا شماره ردیف برای آن ایجاد گردد. به عنوان مثال عملیات انبار یا گزارشهای روزانه. حال از نمودار درختی، آیتمهای مربوطه را به سمت پایین بکشید و در نوع گروه مربوطه قرار دهید. همچنین میتوانید با کلیدهای بالا و پایین، چینش نوار ابزار را مشخص نمایید و با کلید حذف نیز ردیفهای دلخواه را پاک کنید.
برای نمایش نوار ابزار، از منوی شرایط محیطی نرم افزار حسابداری ، گزینه نمایش نوار ابزار را تیک بزنید. اگر این گزینه تیک نداشته باشد نمایش داده نمیشود.
به منظور تعریف پیش فرض های نرم افزار حسابداری حسابگر از مسیر منوی اطلاعات پایه > تعریف پیشفرض ها را انتخاب کنید. اگر در هنگام ایجاد شرکت در نرم افزار حسابداری، پارامتر « چارت نمونه حسابها تعریف شود » را تیک زده باشید، در این قسمت حسابهای مرتبط از پیش تعریف شدهاند؛ مثلا در قسمت پرداختها، حساب مرتبط با نقدی، صندوق در نظر گرفته شده است. به همین ترتیب برای چکهای دریافتی حساب اسناد دریافتنی معرفی شده است. نکتهای که بسیار حائز اهمیت است این است که ستون مقابل این حسابهای مرتبط باید با اسامی حسابهای مناسب پر شود و حتما برای این پیشفرضها حسابهای مرتبط تعریف شده باشد. علت اهمیت موضوع آن است که اسناد اتوماتیک مربوط به فاکتورها، چکها و ... از روی این حسابها صادر میشوند و اگر این حسابها نادرست تعریف شوند و یا تعریف نشوند، ممکن است حسابها، مانده نادرست پیدا کنند.
توجه داشته باشید که در نرم افزار حسابداری سندهای اتوماتیک مربوط به ورود و خروج کالا از جمله فاکتورها و رسید و حوالهها، میتوانند بر اساس پیشفرضها، انبارها و یا کالاها صادر شوند. اگر اولویت ارتباط اتوماتیک حسابداری و انبارداری بر اساس پیشفرضها باشد، در صدور سند اتوماتیک مربوط به فاکتورها از حسابهایی استفاده میشود که در قسمت اطلاعات پایه > تعریف پیشفرضها معرفی شدهاند. در صورتی که اولویت ارتباط حسابداری و انبارداری بر اساس انبار باشد، سندهای اتوماتیک مربوط به فاکتورها از روی حسابهای مرتبط مربوط به انبارها صادر میشوند که در هنگام معرفی انبارها در نرم افزار حسابداری، قابل مشاهده و تغییر میباشند. اگر اولویت ارتباط حسابداری و انبارداری بر اساس کالا باشد، برای صدور اسناد مربوط به فاکتورها از حسابهای مرتبط کالا که در برگه حسابهای مرتبط از معرفی کالاها که از منوی اطلاعات پایه > معرفی کالاها > اطلاعات اقلام موجودی > حسابهای مرتبط، قابل دسترسی و تغییر است، استفاده میشود.
تعریف انواع پرداخت در نرم افزار حسابداری:
در قسمت تعریف انواع پرداخت چندین نوع پرداخت قابل تعریف است. اگر این آیتمها را پر کنید و حسابهای مرتبط را از جعبه متن مقابل آنها مشخص کنید، هنگامی که در برگ پرداخت و دریافت، پنجره مربوط به نوع دریافت و پرداخت و در اسناد حسابداری، پنجره نوع باز میشود، این آیتمها هم نمایش داده میشود و در سند حسابداری مربوطه در نرم افزار حسابداری نیز، حسابهای مرتبط آن آیتم اعمال میشوند.
اختصاص انواع پرداخت به کاربران:
با نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم میتوان برای کاربران دسترسی به پرداختهای تعریفشده را مدیریت کرد. برای این کار پس از انتخاب کاربر و نوع پرداخت، پرداختهای تعریفشده در سیستم لیست می شود و با انتخاب یا عدم انتخاب گزینه «قابل دیدن» میتوان دسترسی به انواع پرداخت را مدیریت کرد.
وارد کردن اطلاعات سند موقت در نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم مانند سند میباشد، با این تفاوت که ورود اطلاعات بدهکار یا بستانکاری طرف حساب، تأثیری در مانده حساب ندارد و تنها پس از دریافت سند موقت، تبدیل به سند عادی میشود.
برای انجام این کار در نرم افزار حسابداری از منوی عملیات روزانه > سند موقت > صدور سند موقت را انتخاب نمایید. در این بخش روش ورود اطلاعات همانند سند حسابداری میباشد.
توجه داشته باشید که سند موقت را در نرم افزار حسابداری میتوان به صورت یک به یک، همه اسناد به یک فاکتور و به صورت گروهبندیشده، قطعی و به سند تبدیل نمود.
صدور سند موقت نرم افزار حسابداری
در نرم افزار حسابداری از منوی عملیات روزانه > سند موقت > صدور سند موقت را انتخاب کنید، در پنجره بازشده مربوط به شماره سند Enter بزنید.
قطعی کردن سند موقت نرم افزار حسابداری
از منوی عملیات روزانه > سند موقت > قطعی کردن سند موقت را انتخاب کنید.
سند موقت را میتوان به صورت یک به یک، همه اسناد به یک فاکتور و به صورت گروهبندیشده، قطعی و به سند تبدیل نمود.
یک به یک: هر سند موقت تبدیل به یک سند معمولی میشود.
همه سندها به یک سند: تمام سندهای موقت انتخابشده در یک سند حسابداری در نرم افزار حسابداری صادر میشود، ابتدا باید اسناد موقت را انتخاب نموده و «به تاریخ انتخابی» تیک زده شود و در قسمت «صدور اسناد برای تاریخ»، تاریخ سند را انتخاب کنید.
گروهبندی: درصورتیکه گزینه «گروهبندی» انتخاب شده باشد، دریافت اسناد میتواند بر اساس تاریخ سند و یا کاربر صادرکننده سند صورت پذیرد. به عنوان مثال اگر دریافت اسناد بر اساس کاربر صادرکننده انجام شود، تمام سند موقتی که توسط یک کاربر خاص صادر شدهاند، به صورت یک سند وارد نرم افزار حسابداری میشوند. چنانچه تیک تجمیع حساب را بزنید، در تبدیل سند موقت به حسابداری، حسابهای یکسان را با هم جمع و در یک ردیف ثبت میکند.
دریافت سند موقت از فایل در نرم افزار حسابداری
از منوی عملیات روزانه > سند موقت > دریافت سند موقت از فایل را انتخاب کنید.
در این حالت میتوانید اسناد را از فایلهایی با فرمت TXT خارج از نرم افزار حسابداری دریافت نمایید. برای دریافت اسناد در برنامه حقوق دستمزد و پرسنلی و حسابداری اموال، پس از ارسال سند حسابداری در برنامه مربوطه و ذخیره فایل (فایلی با فرمت TXT)، در نرم افزار حسابداری حسابگر در قسمت دریافت سند موقت از فایل، مسیر فایل محتوای سند حسابداری حقوق دستمزد و یا اموال را انتخاب میکنیم و دریافت را میزنیم.
در نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم در هنگام ایجاد حساب بعد از وارد کردن اطلاعات جزئی حساب مانند تماس، موبایل، آدرس و... بعد از انتخاب دکمه ذخیره از شما پرسیده میشود که «آیا میخواهید به دفتر تلفن اضافه شود؟» در صورت انتخاب بله اطلاعات وارد شده برای حساب به عنوان یک مخاطب در دفتر تلفن نیز ذخیره میشود و شماره حساب در محل کد در دفتر تلفن قرار میگیرد. در پایینترین قسمت اطلاعات جزئی نرم افزار حسابداری مربوط به معرفی حسابها دکمهای با نام دفتر تلفن وجود دارد و با انتخاب آن در صورت وجود مخاطب برای حساب در دفتر تلفن، اطلاعات مخاطب حساب نمایش داده میشود. بعد از ثبت در دفتر تلفن با هر تغییری در اطلاعات جزئی (اطلاعات مشترک با دفتر تلفن) حسابها، اطلاعات موجود در دفتر تلفن هم تغییر خواهد کرد.
با استفاده از امکان دفتر تلفن نرم افزار حسابداری حسابگر میتوانید اطلاعات مخاطبانتان را مشاهده نمایید. همچنین در دفتر تلفن امکان جست و جو وجود دارد.
دفتر تلفن از مسیر اطلاعات پایه > دفترچه راهنمای تلفن یا با استفاده از کلید ترکیبی Ctrl + N قابل دستیابی است.
توجه داشته باشید که در دفتر تلفن امکان ایجاد مخاطب جدید بدون حساب نیز ممکن است. برای ایجاد یک مخاطب جدید روی دکمه جدید کلیک کنید و در تب اطلاعات کلی اطلاعاتی مانند نام خانوادگی، نام، مجموعه اصلی، عنوان، نوع تلفن، تلفن، موبایل، فکس، کد، تلکس، وبسایت، آدرس، ایمیل، شماره حساب، تاریخ تولد، توضیحات و... را وارد نمایید و در نهایت روی دکمه ذخیره کلیک کنید. در این بخش فیلد نوع برای دستهبندی اشخاص و یا توضیح مختصری درباره آنها قابل استفاده است.
امکان ویژه دفتر تلفن در نرم افزار حسابداری حسابگر نسخه 10:
امکان ویژه اضافه شده به دفتر تلفن در نرم افزار حسابداری نسخه 10 امکان تعریف مخاطب به صورت چند سطحی است. ثبت اطلاعات مخاطبها به صورت چند سطحی برای تعریف مخاطبهایی که زیر مجموعه یک واحد میباشند، قابل استفاده است. ابتدا اطلاعات مربوط به مجموعه اصلی برای مثال یک شرکت را وارد کنید و دکمه ذخیره را انتخاب نمایید. سپس اطلاعات مربوط به زیر مجموعههای مجموعه اصلی به عنوان مثال کارکنان شرکت را وارد نمایید و در بخش مجموعه اصلی، برای هر کدام از زیرمجموعهها، مخاطب مجموعه اصلی خود را انتخاب نمایید. همچنین در بخش نوع نیز قادر به ثبت سمت کارکنان آن شرکت نیز هستید. در پایینترین بخش تب اطلاعات کلی دفتر تلفن شاهد جدولی با عنوان جزییات هستید که در این جدول اطلاعات مربوط به سطحهای زیرین یک مخاطب نمایش داده میشود.
· امکان جستوجو بر اساس انواع فیلدها و یا جستوجو در تمامی فیلدها با استفاده از دکمه فیلتر در دفتر تلفن امکانپذیر است.
· در نرم افزار حسابداری حسابگر از مسیر گزارشات > گزارشات کلی شرکت > دفتر تلفن میتوانید گزارشهای مربوط به دفتر تلفن خود را مشاهده نمایید.
· توجه داشته باشید که در دفتر تلفن با ایجاد مخاطب جدید، حساب متناسب با مخاطب در درختواره حسابداری تعریف نمیشود.
در نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم برای کالاهای موجود در کسب و کارتان امکان ثبت شماره سریال وجود دارد که به هر واحد کالا یک شماره اختصاص داده می شود.
به عنوان مثال برای هر واحد محصول که تولید میکنید، یک شماره اختصاصی داشته باشید. این سریال قابل ردیابی بوده و تمام رخدادهایی که برای یک سریال کالا اتفاق میافتد در سیستم ثبت میشود (تاریخچه). توجه داشته باشید که در نرم افزار حسابداری شما قادر هستید برای هر شماره سریال، گارانتی و مدت زمان گارانتی را تعیین نمایید.
قابل توجه است که هر سریال کالا دارای یکی از وضعیتهای «حواله شده»، «جاری»، «در کنترل»، «سوخت شده»، «فروش رفته»، «مرجوعی به فروشنده» و «معیوب» است. در ادامه به توضیح مختصری از هر کدام از وضعیت های ذکر شده می پرسید.
وضعیت «جاری»: سریال خریداری شده و آماده فروش است.
وضعیت «حواله شده»: برای کالا حواله انبار صادر شده است.
وضعیت «فروش رفته»: سریال فروخته شده و از انبار خارج شده است.
وضعیت «در کنترل»: مشخص نیست که کالا سالم است یا نه.
وضعیت «معیوب»: کالا دارای اشکال میباشد.
وضعیت «سوخت شده»: کالا با آن سریال وجود دارد ولی قابل استفاده نیست.
وضعیت «مرجوعی به فروشنده»: کالا به فروشنده اصلی برگشت شده است.
در صورتی که در نرم افزار حسابداری حسابگر کالایی دارای سریال است، باید ابتدا از اطلاعات پایه > معرفی کالاها > اطلاعات اقلام موجودی، آیتم «سریال دارد» را تیک بزنید.
به منظور تنظیم پارامترهای سریال کالاها نرم افزار حسابداری از مسیر زیر اقدام نمایید:
از منوی شرایط محیطی نرم افزار حسابداری > پارامترهای سریال کالا را انتخاب نمایید.
· در صورتی که میخواهید ورود سریال کالا در فاکتور اجباری باشد، پارامتر شماره 1 را تیک بزنید.
· در صورتی که میخواهید هنگام فروش کالا کد یا نام کالا پرسیده نشود و مستقیما لیست سریال کالاها باز شود، پارامتر شماره 2 را تیک بزنید.
· در صورتی که سریالها دارای مقادیر مختلف میباشند، پارامتر شماره 3 را تیک بزنید.
· در صورتی که فقط هنگام فروش از سریال کالا استفاده میکنید، پارامتر شماره 4 را تیک بزنید.
· در صورتی که میخواهید پس از چاپ فاکتور، لیست سریالها چاپ شود، پارامتر شماره 5 را در نرم افزار حسابداری تیک بزنید.
برای ورود سریالها هنگام صدور فاکتور خرید یا رسید انبار از قسمت پایین فاکتور، دکمه «سریال» را همانند شکل زیر کلیک کنید.
پنجره «سریالهای مربوط به ردیف فاکتور» باز میشود. در صورتی که تعداد کالاها کم است یا میخواهید سریالها را با استفاده از بارکد وارد نمایید، در همین جدول سریالها را وارد کنید. در صورتی که تعداد سریالها زیاد است و ورود آنها به صورت دستی مشکل است، از بالای این پنجره دکمه «ایجاد» را کلیک کنید.
با فشردن دکمه «ایجاد» پنجره «ایجاد سریال کالا» باز میشود.
در این قسمت کافی است سریال شروع را وارد نمایید، سریال انتهایی به صورت اتوماتیک بر اساس مقدار فاکتور تنظیم میگردد سپس دکمه ایجاد را کلیک کنید. سریالهای بین سریال شروع و انتها به صورت اتوماتیک ایجاد خواهند شد.
در نرم افزار حسابداری حسابگر شما میتوانید کالاهای موجود در یک فاکتور را دستهبندی کنید و هر دسته را با یک فرم خاص چاپ و به یک پرینتر خاص ارسال نمایید. این امکان برای کالاهای خدماتی و همچنین رستورانها بسیار مناسب میباشد.
در نرم افزار حسابداری از منوی شرایط محیطی > پارامترهای خرید و فروش> پارامتر شماره 54 (تعریف انواع دستهبندی فاکتور) را انتخاب کنید.
در جدول سمت راست موجود اسامی دستهبندیهای مختلف را وارد نمایید. در ستون فرمت گزارش و ستون چاپگر، نوع فرمی که دستهبندی مورد نظر با آن چاپ شود را تعیین کنید؛ ضمنا میتوانید برای هر دستهبندی، یک رنگ اختصاص دهید.
در نرم افزار حسابداری دستهبندی مورد نظر خود را از جعبه متن مربوط به «دستهبندی» انتخاب نمایید.
بر روی دکمه «تعویض دستهبندی کالاها» کلیک کنید.
بر روی دکمه مربوط به «انتخاب کالا» کلیک کنید.
از لیست کالاها، کالاهای مورد نظر را با کلید Insert انتخاب نموده و Enter بزنید.
دکمه «تایید» را کلیک کنید.
حال در فاکتور فروش به ازای هر دستهبندی که تعریف نموده اید، یک برگه باز شده است که کالاهای مربوط به هر دستهبندی را میتوان در قسمت مربوط به خود مشاهده نمود. در ردیفهای فاکتور فروش کالاهای مربوط به هر دستهبندی، با رنگ مربوط به خود نمایش داده میشوند. هنگام چاپ نیز هر دستهبندی از کالاها با فرم مربوط به خود چاپ میشود.
چنانچه بخواهید بعد از چاپ فاکتور تمامی دسته بندیهای موجود در فاکتور نیز چاپ شوند لازم است در پارامترهای صندوق های پرفروش، پارامتر شماره 15 را فعال نمایید.
چنانچه بخواهید کالاها را از لیست دسته مورد نظر خارج نمایید، پس از انتخاب کالا در تعویض دستهبندی کالا، تیک «خالی» را بزنید و فرم را تایید نمایید.
هزینه ثابت در فاکتورهای نرم افزار حسابداری (مالیات و عوارض بر ارزش افزوده)
هزینه ثابت یا همان ارزش افزوده به صورت پیشفرض تنها بر روی فاکتورهای خرید و فروش نرم افزار حسابداری اعمال میگردد. برای این کار ابتدا باید از منوی اطلاعات پایه، تعریف پیشفرضها، قسمت هزینههای ثابت را انتخاب نمایید.
در این قسمت از نرم افزار حسابداری میتوانید سه نوع هزینه ثابت را تعریف نمایید. برای مثال برای تعریف 9% هزینه ثابت، هزینه اول سهم 1 را 6 درصد و هزینه اول سهم 2 را نیز 3 درصد انتخاب مینماییم. سپس از قسمتهای بالا حسابهایی که برای هر سهم در فاکتورها مورد استفاده قرار میگیرد را تنظیم مینماییم.
برای کالاها در نرم افزار حسابداری نیز از منوی اطلاعات پایه > معرفی کالاها > تعویض هزینه ثابت کالاها، میتوان برای همه یا تعدادی از کالاها، نوع هزینه ثابت پیشفرض تعیین نمود.
با انجام این تنظیمات در نرم افزار حسابداری به صورت اتوماتیک برای کالاها در فاکتورها هزینه ثابت اعمال میگردد. برای سایر تنظیمات مربوط به هزینه ثابت (از قبیل نوع اعمال با تأیید سرپرست، نوع اعمال پس از تخفیف و...) از شرایط محیطی > پارامترهای خرید و فروش > پارامتر شماره 59 استفاده نمایید.
تسویه مدیریت شده در نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم به منظور تسهیل در محاسبات تخفیفات بر اساس نوع تسویه مشتری فراهم شده است. برای استفاده از این امکان ابتدا باید برای مشتری « ماکزیمم فاصله تاریخ سررسید چک از روز» در نظر گرفت که در منوی معرفی حساب ها تب اطلاعات جزئی قابل دسترس است.
برای تعیین تخفیف ها به ازای انواع پرداخت از داخل فاکتور دکمه « تسویه » و سپس « معرفی قوانین تسویه مدیریت شده » را کلیک نمایید.
در پنجره ای که باز می شود قوانین مورد نظر خود را وارد نمایید.
توجه فرمایید که 0 روز در این بخش از نرم افزار حسابداری بیانگر تسویه نقدی می باشد. برای مثال می خواهیم قوانینی تعریف کنیم که اگر مشتری نقدی تسویه کرد 20 درصد و اگر چک یک ماهه پرداخت کرد 12 درصد و اگر چک دوماهه پرداخت کرد 5 درصد تخفیف در نظر بگیریم. برای این کار جدول تخفیفات به صورت زیر میباشد.
در نظر داشته باشید که با نرم افزار حسابداری می توانید برای تخفیفات مورد نظر گروهبندی انجام دهید. برای این منظور از دکمه اعمال تخفیف و سپس تخفیف چندگانه معرفی گروه تخفیف استفاده نمایید.
برای محاسبه تخفیفات مرتبط با تسویه پس از ثبت مشخصات فاکتور دکمه تسویه زیر فاکتور را کلیک می کنیم و بعد تسویه مدیریت شده را انتخاب می نماییم. در این قسمت با توجه به ماکزیمم فاصله سر رسید چکی که برای هر مشتری انتخاب کردیم قوانینی که قابلیت اعمال برای این مشتری را داشته باشند نمایش داده می شود.
همانطور که مشاهده می کنید شما بر اساس مبالغ پرداختی مشتری و نوع پرداخت ایشان می توانید جدول مربوطه را پر نمایید و سیستم در فیلد مبلغ قابل پرداخت، بر اساس قوانین، محاسبه تخفیفات را انجام داده و مبلغ قابل پرداخت برای مشتری مشخص می شود.
قابل توجه است که این امکان یکی از امکاناتی است که در نرم افزار حسابداری حسابگر نسخه 10 قرار داده شده است و علاوه بر این می توان به انبار مقداری که امکانی برای صدور حواله و رسید انبار مستقل از فاکتورهای خرید و فروش است، سری ساخت، امکان اعمال چند تخفیف در فاکتور، امکان ثبت فعالیت های حساب، امکان اتصال نرم افزار حسابداری به برنامه Caller ID، تاریخ سررسید برای ردیفهای فاکتور همراه با راس گیری و... اشاره نمود.
نرم افزار حسابداری حسابگر (Cyber Account) این قابلیت را دارد که کاربران بتوانند در فاکتورها و اسناد حسابداری با ارزهای مختلف کار کنند. ارزهای متداول، به طور پیشفرض در برنامه تعریف شدهاند همچنین کاربران این امکان را دارند که ارز جدیدی در نرم افزار حسابداری حسابگر اضافه نمایند. برای تعریف ارز جدید در برنامه حسابداری از منوی اطلاعات پایه > اطلاعات ارزی > تعریف واحدهای ارزی را کلیک کنید.
· از نوار ابزار بالای فرم دکمه جدید را کلیک کنید.
· نام ارز مورد نظر را وارد نموده Enter بزنید.
· اگر مبالغ این ارز، شامل اعشار باشند، رقمهای بعد ممیز را برای آن تنظیم مینماییم.
· از نوار ابزار بالای فرم دکمه ذخیره را کلیک کنید.
نام خلاصه ارز، نام اختصاری ارز میباشد که در هنگام صدور اسناد و فاکتورها در نرم افزار حسابداری نمایش داده میشود.
· برای وارد نمودن نرخ روزانه ارزها، از منوی اطلاعات پایه > اطلاعات ارزی > ورود نرخ روزانه ارزها را انتخاب نمایید.
· ارز مورد نظر خود را از جعبه متن مربوط به نام ارز، انتخاب کرده Enter بزنید.
· تاریخ مورد نظر را وارد کنید. این تاریخ، تاریخ مورد نظر شما برای تاثیر نرخ واردشده میباشد. نرخ ارز مورد نظر را وارد نمایید. میتوانید 2 نرخ برای ارز مورد نظر وارد کنید.
نرم افزار حسابداری حسابگر به طور پیشفرض دارای یک ارز فعال میباشد که از نوار وضعیت پایین فرم اصلی برنامه قابل تغییر است.
ارز مورد استفاده در فاکتورهای خرید و فروش قابل تغییر میباشد و میتواند هر ارزی باشد، ولی سند اتوماتیک صادر شده برای این فاکتورها، بر اساس ارز فعال (اصلی) نرم افزار حسابداری خواهد بود که به طور پیشفرض ریال است. با استفاده از منوی اطلاعات پایه > اطلاعات ارزی > تعریف واحد اصلی نیز میتوان تغییرات لازم را انجام داد.
در اسناد حسابداری هم میتوانید مبالغ مورد نظر خود را بر اساس هر ارزی وارد نمایید ولی با رفتن به ردیف بعدی، با توجه به نرخ وارد شده برای ارز مورد استفاده، مبلغ ردیف به ارز فعال برنامه تبدیل میشود. ولی مبلغ ارزی نیز در نرم افزار حسابداری ثبت میشود و میتوانید گزارشهای ارزی را از منوی گزارشات > گزارشات عمومی حسابداری > گزارش حساب چند ارزی و همچنین گزارش مانده حساب با ارزهای مختلف داشته باشید. قابل ذکر است که در فعالیت حساب و همچنین دفتر معین حسابها، گردش ارزی و مانده ارزی طرف حساب بر اساس ارزهای مختلف قابل مشاهده میباشد.
هنگامی که از منوی اطلاعات پایه > معرفی چارت حسابها > معرفی حسابها را انتخاب کنید و روی برگه گردش کلیک کنید، گردش حساب ارزی آن حساب به همراه نرخ مورد استفاده نمایش داده خواهد شد.
برای این منظور باید آیتم مربوط به چندارزی، گزینه بله را انتخاب کنید. در این فرم فیلد نوع چند ارزی وجود دارد که در اکثر گزارشات حسابگر نیز این آیتم را مشاهده خواهید کرد.
بر اساس نرخ زمان ورود ارز: اگر این گزینه را انتخاب کنید، گزارش بر اساس نرخ ارزی که در هنگام صدور فاکتور یا سند حسابداری وارد کردهاید تهیه میشود.
بر اساس نرخ روز ارز: اگر این گزینه را انتخاب کنید، نرخ ارز در گزارشها نرخی در نظر گرفته میشود که در منوی اطلاعات پایه > اطلاعات ارزی > ورود نرخ روزانه ارزها برای ارز مورد نظر وارد شده است.
ردیفهای بدون چندارزی: زمانیکه برای یک طرف حساب فاکتورها و سندهایی با ارزهای مختلف در نرم افزار حسابداری صادر شده باشد، اگر این گزینه را انتخاب کنید، فقط فاکتورها و اسنادی نشان داده میشوند که بر حسب ارز فعال برنامه صادر شده باشد.
بر حسب یک ارز: در گزارشات، یک آیتم به نام ارز وجود دارد. اگر از جعبه متن مربوط به ارز، یک ارز را انتخاب کنید و در قسمت نوع چندارزی، آیتم بر حسب یک ارز را انتخاب کنید، صورت حساب این طرف حساب بر اساس همان ارزی تهیه خواهد شد که در قسمت ارز انتخاب کردهاید.
فقط ارز انتخابی: اگر این گزینه را انتخاب کنید، در گزارش، فقط فاکتورها و سندهایی نمایش داده میشود که بر حسب ارز انتخاب شده در قسمت ارز، صادر شده باشند.
فقط ارز انتخابی (نتیجه بر حسب ارز فعال): این آیتم مشابه آیتم قبلی میباشد با این تفاوت که نتایج بر اساس ارز فعال برنامه نمایش داده میشود.